Naar
boven

Bedrijven wees voorbereid: nieuwe Code E-mail

De afgelopen jaren is er al heel wat te doen geweest rondom E-mail (marketing) en wetgeving. De meeste mensen zijn inmiddels wel bekend met de Telecomwet die in oktober 2009 van kracht werd. Hiermee werd het ongevraagd versturen van E-mail aan bedrijven/zakelijke ontvangers – net als bij consumenten al het geval – alleen nog mogelijk met voorafgaande toestemming. Inmiddels wordt er in de Eerste Kamer gesproken over de update van deze telecomwet, maar dat heeft in dit geval voornamelijk met netneutraliteit en cookies te maken. Waar ik u graag over informeer is de nieuwe Code E-mail

In de Code e-mail specificeert de branche de algemene regels van de Telecomwet voor e-mail en legt zij zichzelf kwaliteitseisen op. Deze nieuwe code e-mail moet de bestaande twee codes, de een voor consumenten en de ander voor zakelijke e-mail gaan vervangen in een duidelijke en overzichtelijke code voor de gehele markt.

Deze nieuwe code is een initiatief van de DDMA en Thuiswinkel.Org en wordt ondersteund door het IAB en VNO-NCW. Al deze organisaties inclusief de Reclame Code Commissie hebben de code inmiddels goedgekeurd. De Code E-mail zal onderdeel worden van de Reclamecode en daarmee van toepassing zijn op alle bedrijven. De nieuwe Code E-mail gaat in op 1 januari 2012.

Wat betekent de code voor u

De Code is van toepassing op het toezenden van ongevraagde reclame via e-mail. Wat is reclame via e-mail? De code zegt hierover het volgende:

Reclame via e-mail: het per e-mail aanprijzen van goederen, diensten of denkbeelden, alsmede het vragen van diensten. Hieronder wordt niet verstaan het verzenden van een uitnodiging uitsluitend voor deelname aan onderzoek voor historische, statistische of wetenschappelijke doeleinden.”

Is uw nieuwsbrief nu reclame? Ja, u moet er van uitgaan dat uw nieuwsbrief reclame is.

Betekent dit nu dat u veel moet veranderen? Al u zich al aan de wet houdt, ik verwijs weer even naar de eerder genoemde Telecomwet, dan heeft deze code waarschijnlijk maar 1 consequentie. Hier kom ik bij het punt van de adverteerder op terug.

Wie moet dan wel aandacht aan de code besteden? Voor de volgende bedrijven kan de code gevolgen hebben:

  • De adverteerder (die gebruik maakt van externe e-mail bestanden)
  • De bestandseigenaar die zijn e-mail adressen aan derden verstrekt (hostmailings verzorgt)
  • Bewerker (bureaus die voor een van de bovengenoemde partijen werken)
  • De geadresseerde

De adverteerder (die gebruik maakt van externe e-mail bestanden)

Indien u van andere partijen e-mail adressen huurt of van plan bent dit te gaan doen, dan moet u goed opletten. Alle verantwoordelijkheid komt in principe bij de adverteerder te liggen. De code gaat er namelijk van uit dat de adverteerder, zich er van gewist dat de bestandeigenaar alle regels correct heeft gevolgd. De code zegt:

“De adverteerder dient zich ervan te vergewissen dat de bestandseigenaar en andere (tussen)partijen die de adverteerder inschakelt de bepalingen van deze Code en de toepasselijke wet- en regelgeving naleven, waaronder – maar niet beperkt tot ”“ het feit dat de bestandeigenaar de noodzakelijke toestemming voor het verzenden van reclame via e-mail heeft verkregen.”

Het staat de adverteerder vrij, contractueel aansprakelijkheidsbepalingen op te nemen, bijvoorbeeld wanneer een overtreding te wijten is aan de bewerker en/of bestandeigenaar.

Een belangrijk punt uit de code waar alle adverteerders (iedereen die een nieuwsbrief/direct e-mail verstuurd) rekening mee moeten houden is het volgende. Dit is de consequentie waar ik eerder op doelde.

De Code zegt: “De adverteerder draagt er zorg voor dat de bestandseigenaar bij het verzamelen van e-mailadressen degene wiens e-mailadres wordt verzameld duidelijk en op eenvoudig toegankelijke wijze geïnformeerd wordt over de navolgende punten:

  • dat het e-mailadres voor het toezenden van reclame zal worden gebruikt;
  • de identiteit van de bestandseigenaar/bestandseigenaren;
  • de bestandseigenaar het e-mailadres verzamelt voor eigen gebruik, dan wel (mede) voor gebruik ten behoeve van derden of derdenverstrekking van het e-mailadres.”

Daarbij zijn punten a en b van toepassing voor iedereen. Punt b) zal in de meeste gevallen op orde zijn. Echter punt a) vergt van veel adverteerders een kleine aanpassing. De tekst “schrijf u hier in voor onze nieuwsbrief” zal niet meer voldoende zijn. Dit zal veranderd moeten worden in een tekst als deze: “schrijf u hier in voor onze wekelijkse nieuwsbrief, waarin wij u op de hoogte houden van het laatste nieuws en leuke aanbiedingen“.

U moet dus vermelden wat de minimale frequentie is en dat u reclame gaat aanbieden in uw communicatie via de e-mail.

De bestandseigenaar die zijn e-mail adressen aan derden verstrekt.

Het komt voor dat e-mailadressen fysiek uit handen worden gegeven zodat een adverteerder hierop kan mailen. Maar vaker worden uitingen van adverteerders door een bestandseigenaar opgenomen in zogenaamde hostmailings. In dit geval moet het voor de ontvanger duidelijk zijn welke partij zijn e-mailadres heeft verzameld. De bestandseigenaar krijgt daarom voornamelijk in de communicatie meer verantwoordelijkheid.

  • zo zal deze verplicht worden om in het From-veld een eigen e-mail adres op te nemen van het label waarop de toestemming is verkregen. Tevens dient de bestandseigenaar een werkend antwoordadres op te nemen in het Reply To”“veld, waarop response kan worden ontvangen. No-Reply adressen zijn dus verleden tijd;
  • de bestandseigenaar zal verplicht zijn zich in iedere e-mail zodanig te identificeren zodat hij gemakkelijk en effectief bereikbaar is voor de geadresseerde. De contactgegevens van de bestandseigenaar, waaronder in ieder geval diens naam, adres en een werkend contactmogelijkheid moeten vermeld worden. Dit kan en mag ook via een werkende link naar een contactpagina met de hierboven genoemde gegevens.
  • de geadresseerde dient zich in iedere uiting kosteloos en eenvoudig op elektronische wijze bij de bestandseigenaar af te kunnen melden voor het gebruik van zijn e-mailadres voor reclame via e-mail. Dit recht van verzet dient op eenvoudige, duidelijke en liefst uniforme wijze mogelijk gemaakt te worden. De bestandseigenaar draagt er zorg voor dat het verzoek op deze wijze gedaan onverwijld wordt ingewilligd.
  • De geadresseerde dient de mogelijkheid te hebben om een afmelding op een ontvangen e-mail met reclame in ieder geval te doen voor het label, product of dienst ten behoeve waarvan het e-mailadres verzameld is. Een afmelding mag betrekking hebben op meerdere of alle labels, product of dienst.

Adverteerder let op, de Code stelt u primair verantwoordelijk, voor de meeste van de bovenstaande punten. U zult dus goed moeten opletten met wie u in zee gaat.

Bewerker

De bewerker wordt niet specifiek beschreven als partij in de Code, maar wel genoemd. Met de bewerker worden bureaus bedoeld die voor de adverteerder en/of de bestandseigenaar werken. Zij worden in de Code niet aangesproken, maar de verwachting is dat de adverteerder en de bestandseigenaar wel verantwoordelijkheid bij de bewerker gaan neerleggen. Het is natuurlijk voor deze partijen ook een uitgelezen kans om zich positief te onderscheiden.

De geadresseerde

De ontvanger is de winnaar: Het zal duidelijker worden voor de ontvanger waarvoor ze zich inschrijven en het zal makkelijker worden om zich uit te schijven voor nieuwsbrieven/e-mailings. Daarnaast zal er een extra loket komen om klachten in te dienen. Ondanks dat dit natuurlijk ook al bij de OPTA kan, verwelkom ik deze mogelijkheid. De OPTA is al jaren onderbemand en is daarom niet adequaat in staat om de regeldrift van uit de overheid goed op te volgen. Nu ook de Reclame Code Commissie handvaten krijgt om overtreders aan te pakken en deze zelfs aanhangig te maken bij de Consumenten Autoriteit is er weer een kleine stap gezet naar een transparante en eerlijke markt.

Wilt u meer weten over de Code E-mail, schrijf u dan in voor de nieuwsbrief van de DDMA, zij zullen zeer binnenkort de volledige code publiceren op de website of kom 8 september naar de Nationale E-mail Marketing Conferentie. DDMA’s Council E-mail zal de code daar presenteren en iedereen in de gelegenheid stellen vragen te stellen. Er zullen daarnaast door de DDMA nog meerdere sessies worden georganiseerd tot het einde van het jaar waarin de Code wordt gepresenteerd. Via de eerder genoemde DDMA nieuwsbrief wordt u ook daarover op de hoogte gehouden.

Dit artikel is geschreven door Wouter Theijsmeijer en Ivonne Bojoh. Zij vormen samen de Commissie E-mailrichtlijnen van de E-mail Council van de DDMA.

Onze hulp nodig met e-mailmarketing?

Bekijk onze cursusLaat ons helpen!

Over de auteur:

Dit artikel is geschreven door .

Wouter Theijsmeijer
Wouter is Directeur en oprichter van het digitaal marketing bureau Ematters en een online ondernemer met meer dan 10 jaar ervaring met internet en online marketing.
16 reacties op "Bedrijven wees voorbereid: nieuwe Code E-mail"
  • Michel H zegt:
    30 Aug, 2011 om 13:30

    “U moet dus vermelden wat de minimale frequentie is”

    ‘Dus’ verwijst naar? Ik zie nergens de reden waarom je zou moeten vermelden wat de minimale frequentie is.

    Reageren
  • Wouter Theijsmeijer zegt:
    30 Aug, 2011 om 15:20

    Beste Michiel,

    Dit staat inderdaad niet letterlijk in de Code. Maar het is wel af te leiden uit de Telecomwet en de handhaving van OPTA. Toestemming moet specifiek en geïnformeerd zijn, staat in de privacywet. OPTA kijkt hier heel nauwlettend naar. De Code pleit ook voor zoveel mogelijk transparantie. Zo moet een organisatie aangeven dat hij reclameboodschappen per e-mail gaat versturen en hoe vaak hij dit doet. Bij een wekelijkse of tweewekelijkse email zal dit niet uitmaken, maar als je net als bijvoorbeeld voordeel websites meerdere emails per dag verstuurt zal je dit moeten melden om aan de specifieke toestemming te voldoen.

    OPTA zegt zelf het volgende over toestemming op haar website http://www.spamklacht.nl:
    1A. Voorafgaande toestemming vragen
    Voordat u ongevraagde berichten mag versturen moet de ontvanger u vrij of specifiek en geïnformeerd toestemming geven. Vrij betekent bijvoorbeeld dat de ontvanger zelf kenbaar heeft gemaakt toestemming te geven. Een bepaling in de algemene voorwaarden informeert de ontvanger niet over ‘waar hij toestemming voor geeft’. Vage beschrijvingen zoals ‘u geeft toestemming voor de ontvangst van e-mails van dit bedrijf en (geselecteerde) partners’ zijn niet specifiek.
    Er moet duidelijk zijn waarvoor de ontvanger specifiek toestemming geeft.

    U moet altijd kunnen aantonen dat u voorafgaande toestemming van de ontvanger heeft gekregen. Bepaalt u zelf hoe u dit invult.

    Deze reactie is mede tot stand gekomen met hulp van Jitty van Doodewaerd | Compliance Officer van de DDMA

    Reageren
  • Michel H zegt:
    01 Sep, 2011 om 08:54

    Waar staat dan precies dat je de frequentie moet aangeven? In dat artikel 1A komt dat niet terug namelijk. Daaruit haal ik vooral dat je duidelijk moet zijn over de aard van de berichten.

    Begrijp me niet verkeerd hoor, ik vind het belangrijk om de ontvanger zo goed mogelijk te informeren. Zo voorkom je spamklachten (en daarmee schade aan je reputatie als afzender) en unsubscribes. Maar ik vind niet dat je moet zeggen dat je “dus moet vermelden wat de minimale frequentie is” als dat niet MOET.

    Los van het taalkundige aspect, dat “dus” in deze tekst een verwijzing zou moeten zijn naar een reden/verklaring, terwijl die er niet staat.

    Reageren
  • Wouter Theijsmeijer zegt:
    01 Sep, 2011 om 14:25

    Hoi Michel,

    Bedankt voor je vragen, mag ik je uitnodigen om 06 oktober naar de voorlichtingsbijeenkomst van de DDMA te komen over dit onderwerp. Dan kunnen we je vragen ook bespreken in de aanwezigheid van juristen.

    Als je me even conect op Linkedin, dan zorg ik dat je van mij een uitnodiging krijgt.

    Met vriendelijke groet,

    Wouter

    Reageren
  • Michel H zegt:
    01 Sep, 2011 om 17:33

    Ik ga graag in op je aanbod Wouter, dankjewel. Ik zoek je op op Linkedin!

    Reageren
  • Inge van der Voort zegt:
    14 Sep, 2011 om 13:25

    Heldere uiteenzetting van eventuele gevolgen van de Code e-mail. Ik ben echter wel benieuwd hoe dit in de praktijk gaat werken.

    Reageren
  • Peter zegt:
    19 Sep, 2011 om 11:54

    Interessant artikel. Ik denk echter dat de handhaving hiervan in de praktijk wel zal achterblijven. Zijn er sancties mogelijk?
    Wat me echter heel erg aanspreekt, is dat dit uit de branche zelf voorkomt en dat deze code meer werkt als een scheiding tussen spam en marketing. Adverteerders die deze code handhaven geven aan dat ze de klantervaring begrijpen (die ervaart al snel mail als spam) en dat ze op deze manier de klant meer keuzevrijheid geven.

    Reageren
  • Rob zegt:
    22 Sep, 2011 om 16:14

    Wat is dan de frequentie van de nieuwsbrief van de DDMA ;-) wat er nu staat is illegaal!

    Reageren
    • Jitty van Doodewaerd zegt:
      22 Sep, 2011 om 17:48

      Dag Rob,

      Als privacy officer van de DDMA en mede auteur van de Code e-mail, voel ik me aangesproken;-) Ik zal de bewering dat je de frequentie moet publiceren iets toelichten. Toestemming moet volgens de Privacywet specifiek, geïnformeerd en vrij zijn. Je merkt dat toezichthouders als OPTA de vereisten specifiek en geïnformeerd steeds strenger interpreteren. Zo mag volgens de laatste boetebesluiten co-registratie niet meer, omdat in één keer toestemming geven voor meerdere adverteerders niet specifiek zou zijn. Ons advies is dus je toestemming zo specifiek mogelijk in te richten, als je frequentie erg afwijkt (denk meerdere e-mails per dag van groupon) zou ik dat bij de toestemmingsvraag vermelden. Als je een wekelijkse of maandelijkse nieuwsbrief verstuurd zal het minder relevant zijn. Maar als DDMA moeten wij natuurlijk roomser dan de paus zijn, dus ik zal het aan laten passen!!

    • Rob zegt:
      23 Sep, 2011 om 13:13

      Hoi Wouter en Jitty,

      Vond het wel even een mooi uitlokkertje ;-) het is handig om te weten dat de regels voor e-mailmarketing weer worden aangescherpt. Het is tenslotte een krachtige tool (mits je hem goed toepast) waaraan je je vingers niet wilt branden.

      Het is duidelijk zo! Op zich zouden wij dus geen problemen moeten krijgen met iets als “blijft op de hoogte van ons bedrijf en ontvang kortingen. Schrijf je in voor de nieuwsbrief!” zonder frequentie erbij.

  • Wouter Theijsmeijer zegt:
    22 Sep, 2011 om 16:19

    Hoi Rob,

    Scherp:-) Het is alleen nu nog niet illigaal. Het gaat namelijk pas gelden per 01-01-2012. Maar je hebt gelijk de DDMA moet het goede voorbeeld geven. Ik zal ze er op aanspreken. Bedankt voor je opmerking!

    Reageren
  • car zegt:
    05 Nov, 2012 om 01:25

    En als het slechts een eenmalige mailing is? Kan het dan wel? Er is dan geen herhaling en geen spam

    Reageren
  • Wouter Theijsmeijer zegt:
    05 Nov, 2012 om 08:06

    Hoi Car,

    Ook als een email eenmalig wordt verzonden heb je toestemming van de ontvanger nodig. Indien je voor een eemalige mailing een potin wilt verzamelen, zou ik dat zeker vermelden, levert waarschijnlijk meer inschrijvingen op.

    Mvg,

    Wouter

    Reageren
    • Car zegt:
      05 Nov, 2012 om 17:30

      Thanks Wouter

      Maar als ik een optin wil verzamelen via mail moet ik ze dus nog steeds een ongevraagde mail sturen.

      Ik wilde in de mail juist aan bedrijven laten weten dat we een nieuw concept hebben wat voor hun enorm interessant kan zijn en wat ze gratis mogen uitproberen. Verder niets.

      gr Car

  • Wouter Theijsmeijer zegt:
    05 Nov, 2012 om 21:09

    Hoi Car,

    Voor iedere mailing ongeacht de frequentie heb je toestemming nodig, je mag dus niet mailen naar personen waar je geen toestemming van hebt gekregen. Ook niet voor een optin. Een optin moet je dus op een ander wijze verzamelen. Indien je ongevraagd een email stuurd zonder toestemming, dan is dat spam.

    mvg,

    wouter

    Reageren
    • Car zegt:
      06 Nov, 2012 om 12:30

      duidelijk, thnx

Reageren